Menu Zamknij

Regulamin

Regulamin korzystania ze zbiorów archiwalnych i muzealnych
Archiwum i Muzeum Archidiecezjalnego w Białymstoku


I. Zasady ogólne

§ 1

  1. Wszystkie obostrzenia zawarte w Regulaminie służą bezpieczeństwu zbiorów archiwalnych i muzealnych. Mają zapobiegać ich zniszczeniu, uszkodzeniu lub kradzieży.
  2. Użytkownicy przebywają w czytelniach i salach muzealnych pod opieką i nadzorem pracowników Archiwum i Muzeum Archidiecezjalnego w Białymstoku (dalej: AMAB). Są zobowiązani do stosowania się do poleceń personelu, które mają na celu dbanie o bezpieczeństwo zbiorów.
  3. Nieprzestrzeganie Regulaminu skutkuje odmową udostępnienia archiwaliów
    i niewpuszczeniem na ekspozycje muzealne.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 6 czerwca 2012 roku.

§ 2

  1. AMAB udostępnia zbiory archiwalne i muzealne wszystkim zainteresowanym, o ile nie istnieją przeszkody formalne, omówione w Regulaminie.
  2. Udostępnianie zbiorów archiwalnych oraz zwiedzanie ekspozycji muzealnych jest nieodpłatne.
  3. AMAB pracuje w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki w godz. 7.30 – 15.30, a w środy w godz. 10.00 – 18.00. Zbiory archiwalne działu historycznego i ekspozycje muzealne udostępniane są codziennie: w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki w godz. 9.00 – 13.30, w środy w godz. 13.00 – 17.30. Archiwalia działu metrycznego: w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki w godz. 9.00 – 13.00, w środy w godz. 13.00 – 17.30.
  4. Budynek AMAB jest przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych i starszych.

§ 3

  1. Po wejściu do budynku AMAB wszyscy Użytkownicy proszeni są o zatrzymanie się przy portierni i podanie celu swojej wizyty. Dyżurujący pracownik wskazuje Użytkownikowi, gdzie powinien się udać lub wzywa osobę, która zaopiekuje się Użytkownikiem i udzieli mu potrzebnych informacji.
  2. Użytkownikom zabrania się samodzielnego poruszania po budynku bez wiedzy i zgody pracownika dyżurującego na portierni. Osobom postronnym nie wolno przebywać w pomieszczeniach dostępnych tylko pracownikom (w szczególności dotyczy to magazynów archiwalnych i muzealnych, pracowni digitalizacji, komory fumigacyjnej i pomieszczeń socjalnych pracowników).
  3. Użytkownicy zobowiązani są do pozostawienia w szatni wierzchniej odzieży, toreb, plecaków, parasoli itp. oraz do wpisania się do księgi gości.

§ 4

  1. Na terenie budynku AMAB obowiązuje bezwzględny zakaz palenia papierosów, spożywania alkoholu i używania innych środków odurzających. Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu lub narkotyków nie będą wpuszczane do budynku.
  2. Do czytelni, sal muzealnych i konferencyjnej nie wolno wnosić ani spożywać w nich napojów lub żywności. Należy pozostawić je w szatni. Dotyczy to również środków barwiących, łatwopalnych, toksycznych, ostrych i niebezpiecznych narzędzi oraz innych przedmiotów, mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa zbiorów, personelu i innych Użytkowników.
  3. Na terenie budynku obowiązuje ruch pieszy (z wyłączeniem wózków inwalidzkich i dziecięcych). Po korytarzach i w pomieszczeniach dostępnych Użytkownikom nie wolno poruszać się na rowerze, deskorolce, hulajnodze itp., biegać, ślizgać się po posadzkach oraz samodzielne otwierać okien.
  4. Podczas poruszania się po budynku, zwłaszcza w salach wystawowych należy zachowywać się kulturalnie, nie prowadzić głośnych rozmów, puszczać muzyki z odtwarzaczy itp., aby nie przeszkadzać innym Użytkownikom i pracownikom.
  5. Rodzice lub opiekunowie zobowiązani są do opieki nad dziećmi, z którymi przyszli i odpowiadają za ewentualne zniszczenia, spowodowane niezgodnym z Regulaminem zachowaniem podopiecznych.
  6. Do budynku nie wolno wprowadzać i wnosić zwierząt (z wyjątkiem psa przewodnika).

§ 5

  1. Ekspozycje muzealne można zwiedzać indywidualnie lub w grupach zorganizowanych. Optymalnie grupy nie powinny przekraczać 30 osób, większe grupy (w zależności od charakteru wystawy) mogą zostać poproszone o podzielenie się, aby zwiększyć komfort zwiedzania i bezpieczeństwo prezentowanych zbiorów.
  2. Grupy zorganizowane, chcące zwiedzić ekspozycje muzealne poza wyznaczonymi godzinami udostępniania zbiorów, proszone są o kontakt telefoniczny w celu uzgodnienia terminu i czasu zwiedzania.
  3. Budynek AMAB jest monitorowany, a na salach wystawowych Użytkownicy przebywają w obecności dyżurującego pracownika.
  4. Podczas zwiedzania ekspozycji muzealnych (o ile dyżurujący pracownik nie zaleci inaczej) można używać aparatu fotograficznego lub kamery filmowej przy następujących ograniczeniach: zakazane jest stosowanie lamp błyskowych lub innych form doświetlania, używanie statywów, a wykonane zdjęcia (filmy) będą przeznaczone wyłącznie do użytku prywatnego.
  5. Wykorzystanie wykonanych zdjęć lub materiałów filmowych w celach innych niż do prywatnego użytku, w szczególności publikacja zdjęć lub materiałów filmowych przedstawiających eksponaty, sale wystawiennicze, fragmenty ekspozycji wymaga zgody Dyrektora AMAB, Kustosza MAB lub Kustosza AAB (jeśli eksponowane są archiwalia).

II. Szczegółowe zasady korzystania ze zbiorów archiwalnych AMAB

§ 1

  1. Poniższe zasady regulują korzystanie z materiałów archiwalnych, pochodzących z zasobu Archiwum Historycznego Archiwum Archidiecezjalnego w Białymstoku (dalej: AAB).
  2. Korzystanie z zasobu Archiwum Metrycznego, wyodrębnionej jednostki AAB, odbywa się na zasadach określonych przez Kierownika Archiwum Metrycznego. Wyjątek, obowiązujący zarówno Użytkowników Archiwum Historycznego AAB, jak i Archiwum Metrycznego, stanowi § 6 części II regulaminu.
  3. Wszystkich Użytkowników zbiorów archiwalnych obowiązują zasady ogólne, zawarte w części I niniejszego Regulaminu.

§ 2

  1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej AAB wypełnia Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych (zwłaszcza zakres chronologiczny, terytorialny i rzeczowy pracy), a także nazwy zespołów (zbiorów) archiwalnych i dane instytucji, którą reprezentuje Użytkownik.
  2. Zgłoszenie użytkownika może być ponadto uzupełnione o dodatkowe oświadczenia dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach – o ile użytek z nich podlega prawnym ograniczeniom (m. in. ochrona danych osobowych).
  3. Zezwolenia na korzystanie z materiałów archiwalnych udziela Dyrektor AMAB lub Kustosz AAB, jako osoby bezpośrednio odpowiedzialne za stan i zachowanie archiwaliów.
  4. Przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych dłuższa niż jeden rok powoduje wygaśnięcie ważności Zgłoszenia.

§ 3

  1. Ze względu na zróżnicowany stan opracowania poszczególnych zespołów (zbiorów) archiwalnych, Użytkownikom (zwłaszcza przed pierwszą wizytą w AAB) zaleca się wcześniejszy kontakt mailowy lub telefoniczny, aby uczynić planowaną kwerendę jak najbardziej owocną.
  2. Informacji o zasobie, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych oraz zasadach udostępniania udzielają Użytkownikom pracownicy AAB, dyżurujący w czytelni archiwum.
  3. Pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne. Jeśli zespół (zbiór) archiwalny takie posiada, informacje niezbędne do złożenia zamówienia Użytkownicy wyszukują samodzielnie.
  4. Z archiwaliów lub ich reprodukcji można korzystać wyłącznie w czytelni, nie ma możliwości ich wypożyczenia poza AMAB.

§ 4

  1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu). Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Powinny być wypełnione czytelnie (drukowanymi literami).
  2. Udostępniane jednostki archiwalne są opatrzone drukami rejestru udostępniania (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki, swoje imię i nazwisko oraz temat pracy (przedmiot badań).
  3. Zamówione materiały archiwalne są wydawane uprawnionemu Użytkownikowi przez pracownika AAB przy każdorazowym podjęciu przezeń korzystania z archiwaliów.
  4. W przypadku materiałów szczególnie cennych Użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający czytelnię, może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego.
  5. Użytkownik może zamówić jednorazowo 5 jednostek archiwalnych, po wykorzystaniu których może zamówić kolejne. W uzasadnionych przypadkach limit ten może zostać zmieniony.
  6. Jednostki archiwalne zawierające luźne akta udostępnia się kolejno: po zwróceniu dyżurnemu wykorzystanej jednostki, Użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady dopuszczalne są w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi.
  7. Zamówienia realizowane są na bieżąco, w wyjątkowych przypadkach (np. duża ilość i wielkość zamówień, konieczność wykonania małej konserwacji) czas realizacji części zamówienia może ulec wydłużeniu.
  8. Pracownik może odmówić udostępnienia zamówionych zbiorów ze względu na zły stan ich zachowania.
  9. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w czytelni zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie czytelni. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy tydzień, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji Użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

§ 5

  1. Materiały archiwalne z zasobu Archiwum Historycznego i Archiwum Metrycznego AAB, które zostały zdigitalizowane, są udostępniane Użytkownikom tylko w wersji elektronicznej, wyłącznie na terminalach stojących w czytelni.
  2. Oryginały archiwaliów zdigitalizowanych są udostępniane Użytkownikom tylko w wyjątkowych przypadkach w umotywowanych celach naukowych. Każdorazowo na udostępnienie wymagana jest wówczas zgoda Dyrektora AMAB lub Kustosza AAB.
  3. Przed korzystaniem wyłącznie z zasobów elektronicznych AAB należy wypełnić Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, w którym obowiązkowo należy wyszczególnić nazwy zespołów (zbiorów) archiwalnych, z których będzie się korzystało.
  4. Dyżurny pracownik udziela informacji w zakresie korzystania z terminali
    i obsługującego je systemu.
  5. Użytkownikom nie wolno w żaden sposób kopiować materiałów archiwalnych, udostępnianych na terminalach. Zauważone próby tego rodzaju praktyk będą skutkowały trwałą odmową dalszego udostępniania archiwaliów.

§ 6

  1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach zadeklarowanych w Zgłoszeniu, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
  2. Przed korzystaniem z materiałów archiwalnych należy umyć i wysuszyć ręce. Podczas korzystania z akt zalecane jest używanie jednorazowych rękawiczek, a po zakończeniu pracy – umycie rąk, dla własnego zdrowia i bezpieczeństwa. Podczas pracy nie wolno ślinić palców podczas przekładania kart.
  3. Użytkownikowi nie wolno:
    a) zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych,
    b) zamieszczać jakichkolwiek odręcznych notatek, uwag i znaków oraz własnych zakładek w archiwaliach,
    c) sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
    d) opierać się na materiałach archiwalnych lub umieszczać na nich komputery przenośne albo inny sprzęt elektroniczny,
    e) układać otwarte księgi grzbietem do góry,
    f) narażać archiwalia na bezpośrednie działanie światła słonecznego,
    g) udostępniać archiwaliów innym Użytkownikom pracowni ani pozostawiać materiałów archiwalnych na stołach po zakończeniu pracy,
    h) spożywać jedzenia i napojów na terenie czytelni, a zwłaszcza w trakcie pracy z archiwaliami.
  4. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych Użytkowników akt. W pomieszczeniu pracowni nie wolno korzystać z telefonów komórkowych ani prowadzić długich i głośnych rozmów.
  5. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez Użytkowników jest zabronione – pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
  6. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. W czytelni obowiązuje zakaz kopiowania archiwaliów bez wiedzy i zgody Kustosza AAB i Kierownika Archiwum Metrycznego.
  7. Zauważone próby samodzielnego wykonywania fotografii, skanów lub kserokopii, z wykorzystaniem przyniesionych przez Użytkowników aparatów fotograficznych, telefonów komórkowych, tabletów, smartfonów, kieszonkowych skanerów i innych urządzeń, będą skutkować trwałą odmową udostępniania jakichkolwiek materiałów archiwalnych. Wszystkie wymienione w tym punkcie urządzenia powinny zostać pozostawione w szatni.
  8. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego, w uzasadnionych przypadkach dyżurny pracownik AAB może przeprowadzić kontrolę przedmiotów wnoszonych i wynoszonych przez Użytkownika, np. sporządzone przezeń notatki. Za upoważnione w tym zakresie uważa się osoby dyżurujące w pracowni, a także ich przełożonych.

§ 7

  1. Użytkownik może zamawiać odpłatnie reprodukcje – skany – materiałów archiwalnych. Reprodukcje wykonuje się tylko z archiwaliów zdigitalizowanych; nie mogą one obejmować 100% zawartości jednostki; pieniądze pozyskane z zamówionych reprodukcji zasilają fundusz na konserwację najcenniejszych zbiorów archiwalnych.

§ 8

  1. W kwestiach porządkowych nieobjętych Regulaminem Użytkownik winien się stosować do poleceń dyżurującego pracownika.
  2. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez Użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Dyrektora AMAB lub Kustosza AAB decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

L.S.                                 
Ks. dr Tadeusz Kasabuła               
Dyrektor                          
Archiwum i Muzeum Archidiecezjalnego
w Białymstoku                    

Białystok, dnia 6 czerwca 2012 roku